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お礼状を書くときは、送る相手の関係性をよく考えてみましょう。
普段から仲のよい相手に、堅苦しい形式的なお礼状をわたすよりも、普段会話をしているような楽しい雰囲気のお礼状をわたした方が、もらった相手はうれしいですよね。また、上司や年配の方へ、そのようなお礼状をわたしてしまうとかえって失礼になります。
お礼状を受け取った相手がどう感じるかということをよく考えて、相手にあった文具の選び方や書き方をしましょう。
お礼状を書く前に確認しよう！
封筒や便箋の選び方や文字の書き方にも、ちゃんとした基本のマナーがあります。封筒の色や柄など間違えた選び方をしてしまうと、せっかく心を込めたお礼状がだいなしになってしまうどころか、相手が嫌な気分になってしまいます。
お礼状を出す前に、封筒や便箋の選び方や、使用するペンなどに間違いはないか、もう一度確認するようにしましょう。
縦書きで書く？横書きで書く？
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改まった内容の文章をかくときは、はがきや手紙の書き方は縦書きするのが基本です。横書きは、目上の方や上司、取引先など、形式を重んじる方には失礼になります。
しかし、地図や住所などのデータを横書きした方が伝えやすいときや、横書きしかできない絵葉書などに書くときは、改まった相手でも横書きでかまいません。
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ボールペンやカラーペンを使ってもよい？
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儀礼的な挨拶状には毛筆や万年筆を用い、インクは黒かブルーを使用します。親しい関係の方へお礼状を書くときは、カラーペンや蛍光ペンなどを利用するのもよいでしょう。
改まった挨拶状を書くときに、ボールペンは少し軽い感じがしますのでおすすめできません。また、鉛筆書きは、どんなときでもマナー違反になりますので気を付けましょう。
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お礼状は必ず手書きしないとダメなの？
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パソコンやワープロで文字を打ったほうが、書き直す手間もないし早く文章をかくことができます。パソコンやワープロでお礼状を出してもよいですが、手書きのハガキや手紙をもらったほうが温かい感じがしますよね。
開業祝いや開店祝いのお礼状などでは、事務所やお店の場所をたくさんの方にお知らせするため、何十枚もお礼状を出さなければなりません。
そのようなときは、パソコンやワープロで作成してもよいですが、手書きで一言メッセージを書くことで、お礼状をもらった相手も嬉しい気持ちになることでしょう。
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修正ペンやテープを使用してもよいの？
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文字を間違えてしまったとき、修正ペンや修正テープで消すこは、手抜きに感じてしまいますし見た目もよくありません。お礼状は感謝を伝えるものですから、新しく書き直しをして丁寧に文字を書きましょう。
シャーペンや鉛筆で、薄く下書きしておくのもよいでしょう。
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封筒・便箋の選び方と使い方
封筒にもさまざまな種類や色、大きさがあります。それぞれ状況と用途に合った封筒の選び方をしましょう。
和封筒の使い方
一般的に使用されている封筒は、便箋を３つ折りしても４つ折りしても、綺麗に収まるタイプの長形4号（90×205mm）といわれる和封筒です。和封筒には、一重のものと二重のものがありますが、選び間違えてしまうと相手に失礼になりますので注意してください。
弔事やお見舞いなどに二重封筒を使用すると、「不幸が重なる」という意味にとれますので、一重の封筒を必ず用いるようにしましょう。
洋封筒の使い方
洋封筒は口が広いので、写真やメッセージカードなどを添えて手紙を出すときには、適した封筒といえます。和封筒より気軽な感じがする洋封筒ですが、洋封筒を使用してもマナー違反にはなりません。
和封筒か洋封筒かは、目的に合わせて使い分けるとよいでしょう。洋封筒は一般的に、案内状や挨拶状などに使用されています。
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両親や友人、同僚など、普段から仲がよく親しい関係の方には、色つきや模様入りの封筒を使用してもよいでしょう。
ですが、基本的に改まった場合には、色や模様の入っていない白の封筒を用いるのがマナーです。茶封筒は、オフィス内など事務的に使用するようにつくられたものなので、お礼状などの正式なものに使用してはいけません。
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便箋の使い方
上司や取引先など改まった方へ送る手紙のときは、基本的に白無地の便箋を選び、縦書きの２枚以上で出すのがマナーです。1枚目で文面が終わってしまったら、白紙の便箋を1枚付けて2枚で出すようにします。
しかし、弔事などの一度きりであってほしい手紙のときは、2枚だと不幸が重なるとされ縁起が悪いので1枚で出すようにしましょう。
友達や同僚など、親しい方宛の手紙のときは、可愛い色柄のセンスのある便箋を選んで送るとよいでしょう。